Assistant aux Opérations

Grade: No grade
Contractual Arrangement: Special Services Agreement (SSA)
Contract Duration (Years, Months, Days): 6 Months
Job Posting: Dec 20, 2022, 1:54:45 PM
Closing Date: Jan 2, 2023, 10:59:00 PM
Primary Location: Guinea-Conakry
Organization: AF_GIN Guinea
Schedule: Full-time
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TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN ASSISTANT AUX OPERATIONS
Description de Poste
Titre : Assistant aux Opérations
Type de contrat : Accord de Services Spéciaux (SSA)
Grade : GS.05 du barème du système des Nations Unies
Lieu d’affectation : Conakry (Bureau Pays)
Durée : Six (6) mois renouvelables
Unité : Administration/Opérations
Horaires : Plein temps
Contexte et Justification
L'équipe de pays est chargée de promouvoir la coopération technique, de susciter de l'intérêt et de coordonner l'aide au développement de la santé, tenant compte des stratégies mondiales et régionales et des lignes directrices de l'OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l'analyse et à la diffusion d'informations sur la santé.
Les unités d'appui à la gestion des pays (CSU) ont été créées dans la structure organisationnelle pour assurer la mise en œuvre opérationnelle des plans de travail en s’assurant du respect des politiques, procédures, règles et réglementations organisationnelles.

Description des tâches :

Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS en Guinée et la supervision technique de l’Administratrice en charge des Opérations, le titulaire sera chargé d’exécuter les tâches suivantes :

• Participer et Préparer la mise en œuvre du plan d'action mensuel et hebdomadaire du service des Opérations ;
• Superviser et surveiller le flux d'informations des opérations, trie, analyse et identifie les domaines dans lesquels les actions doivent être prises ;
• Tenir le calendrier des réunions d'équipe selon les horaires et les besoins ; rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des points d'action pour assurer une mise en œuvre rapide ;
• Organiser et coordonner les préparatifs administratifs pour les réunions, séminaires et ateliers nationaux et internationaux organisés par l’Administration ;
• Assurer l’accueil et les processus administratifs d’arrivée des missionnaires et des nouveaux staffs ;
• Tenir le tableau de bord des requêtes et des appuis techniques fournis ;
• Gérer toutes les correspondances internes et externes et soumettre tous les eworkflow/Bizagi (Memo) du service des Opérations ;
• Contribuer à la gestion des approvisionnements du service des Opérations ;
• Assurer l'archivage électronique des données et les documents du service des Opérations en collaboration avec toutes les unités de l’Administration ;
• Maintenir les systèmes de classement physique en étroite collaboration avec d'autres membres du personnel de soutien ; examen continu du système de classement pour s'assurer que l'information est à jour et utilisée de façon efficace et efficiente ;
• Effectuer des recherches d'informations (bibliothèque, Internet) à la demande ;
• Préparer et soumettre des rapports périodiques du responsable des Opérations ;
• Tiens le secrétariat et suivi des activités de l’OMT (Operation Management Team) ;
• Effectuer d'autres tâches connexes qui peuvent être attribuées par la responsable des Opérations ou le Représentant de l'OMS-Guinée.

Qualifications/Profil du candidat

Education

• Essentielles : Disposer d’un diplôme de Fin d’études secondaires avec une connaissance des procédures générales en matière d'administration.
• Souhaitables : La formation dans les systèmes de gestion des Nations Unies est un avantage, de même que des compétences avérées en rédaction.

Experiences

• Essentielles : Avoir au moins 5 ans d'expérience pertinente.
• Souhaitables : Une expérience pertinente à l'OMS ou une autre Agence du système des Nations Unies est un atout. De même une expérience dans l’utilisation d’Oracle ou d'autres systèmes d’exploitation est un atout.

Langues:

• Excellente connaissance du français;
• Connaissance fonctionnelle de l’Anglais.
• Compétences Fonctionnelles
• Communiquer de manière crédible et efficace ;
• Favoriser l’intégration et le travail en équipe ;
• Respecter et Promouvoir les différences individuelles et culturelles ;
• Produire des résultats;
• Avancer dans un environnement en pleine évolution.

Autres

• Excellentes compétences en informatique (Word, Excel, Power point et le traitement des bases de données).