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Assistant(e) de Projet

Publiée le 31.05.2021

Entreprise

Site Internet : https://jobs.undp.org/cj_view_jobs.cfm
Secteur d´activité : non disponible
Offres d´emploi : Voir toutes nos annonces
ONG organisme membre du système des nations unies qui lutte pour l'éradication de la pauvreté et la protection de la planète. lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : Assistant(e) de Projet

Fonctions et Responsabilités

Sous la supervision du Coordonnateur National du Projet, la mission de l’Assistant(e) de Projet consiste en l’appui à l’équipe du projet dans la bonne gestion de la mise en œuvre du projet. Il/Elle aura pour tâches :

Planification :

  • Contribuer à l’élaboration et au suivi des plans de travail annuel (PTA) et des plans d’achats annuel.

Gestion et Suivi :

  • Tenir à jour les outils de gestion de projet, sur la base des informations fournies par l’équipe du projet (journal des risques, journal des problèmes, journal des enseignements tirés, etc.) ;
  • Contribuer à la préparation des tous les documents et rapports périodiques (donateurs) d’avancement demandés ;
  • Appuyer l’élaboration des termes de référence pour les recrutements et les activités du projet;
  • Servir d’interface avec les consultants contractés et assurer un suivi rapproché de leurs livrables pour le respect des délais requis;
  • Appuyer la revue et le contrôle qualité des rapports produits par le projet ;
  • Participer à l’évaluation de la performance du projet pour identifier les facteurs de succès afin d’intégrer les meilleures pratiques dans le travail du projet;
  • Assister le Coordonnateur de projet à suivre l'avancement des composantes du projet pour garantir le respect des échéanciers et des délais ;
  • Soutenir le projet dans la rédaction des articles et la production des supports de communication tels que les dépliants, les bulletins d’informations, etc.

Gestion administrative

  • Assurer la gestion administrative du projet, tout en respectant les procédures applicables aux modalités d’Exécution Directe (gestion du personnel, des équipements et matériel, ...) ;
  • Appuyer l’organisation des ateliers, réunions de suivis et autres évènements du projet et la rédaction de leurs compte-rendu ;
  • Préparer la logistique nécessaire à l’organisation de toutes les activités du projet ;
  • Tenir les fonds de dossiers et des dépenses du projet et s'assurer que toute la documentation financière est bien tenue et facilement disponible lorsque requis ;
  • Préparer les mémos des demandes de biens et services ;
  • Créer les réquisitions, les prompt et autres actions requises par le système de gestion du PNUD dans un processus d’acquisition ;
  • Faire les demandes de voyages du personnel et des consultants du projet ;
  • Faire les requêtes de paiements des biens et services ;
  • Faire l’inventaire, la revue et l’actualisation des assets du projet ;
  • Appuyer la préparation des révisions budgétaires hors atlas sur la base des révisions des plans de travail ;
  • Préparer les correspondances, les notes internes et les réponses aux requêtes adressées au projet ;
  • Assurer le système d’archivage physique et numérique des documents qui sera accessible à l’ensemble de l’équipe du projet ;
  • Préparer les fiches de présences du staff et faire un suivi des plans de congés ;
  • Préparer les documents requis pour les missions d’Audit et/ou d’évaluation et assister le coordinateur du projet dans la mise en œuvre des recommandations de l’Audit ;
  • Appuyer les clôtures opérationnelle et financière du projet dans les délais requis ;
  • Exécuter toutes autres tâches requises par son superviseur et le bureau PNUD en vue de la promotion de la performance, de l'image de marque du PNUD et de sa réputation.

Résultats

Dans le cadre de son mandat, l’Assistant(e) du projet sera évalué(e) selon le degré d’atteinte des résultats clés suivants :

  • Les contrats des biens et services sont suivis et les délais sont respectés ;
  • Les requêtes de payements, les correspondances, les réponses aux requêtes sont produites dans les délais et sont suivies régulièrement ;
  • Les documents produits par le projet sont archivés (physique et électronique) et accessibles ;

L’inventaire des assets du projet est tenu à jour

Profil recherché pour le poste : Assistant(e) de Projet

Compétences

 

Compétences Organisationnelles :

  • Intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de l’ONU ;
  • Fait le plaidoyer pour la vision, la mission, et les buts stratégiques du PNUD ;
  • Flexibilité et une adaptabilité aux aspects culturels, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge.

Compétences Fonctionnelles :

  • Gestion des connaissances et apprentissage ;
  • Encourage la gestion des connaissances au sein PNUD et crée un environnement propice à l’apprentissage, en prenant le leadership et en donnant l’exemple ;
  • Expérience en matière de gestion des projets, connaissance des outils de Gestion Axée sur les Résultats et de l’Approche Cadre logique ;
  • Capacité à exécuter des tâches spécialisées liée à la gestion du cycle d'un projet, particulièrement la gestion administrative et financière et l’élaboration de rapports d’activité et de suivi ;
  • Poursuit activement son développement et sa formation personnelle dans un ou plusieurs domaines de pratique, met en œuvre son plan de formation et applique les compétences nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle :

  • Capacité à planifier et à prioriser ;
  • Capacité d’appuyer l’identification, la formulation, la mise en œuvre des programmes et projets de développement, y compris en contexte instable ;
  • Capacité de communication avec les différents partenaires, agences du SNU, ONG, le gouvernement et les PTF sur les politiques et stratégies de développement ;
  • Bonnes connaissances des Technologies de l’Information ;
  • Capacité de mettre en œuvre de nouveaux systèmes et de conduire des changements de comportement et d’attitude du personnel.

Gestion et leadership :

  • Focalisé sur les résultats ;
  • Répond de manière constructive aux appréciations ;
  • Aborde constamment le travail avec énergie et ponctualité, ainsi qu’avec une attitude positive et constructive;
  • Démontre de solides compétences en communication orale et écrite ;
  • Démontre une ouverture au changement et la capacité de gérer des situations complexes

VI. Qualifications requises

 

Education:

Bac+4 en Administration, Gestion, Sociologie, Agronomie, Environnement, Gestion des ressources naturelles ou des domaines similaires.

Expérience:

  • Au moins trois (3) années d'expérience de travail pertinente dans un cadre de gestion de projet (planification, mise en œuvre, gestion administrative) ;
  • Expérience significative dans la collecte, l'analyse et la rédaction de résultats à des fins de rapport ;
  • Capacité démontrée à gérer plusieurs tâches et à fournir des résultats dans des délais spécifiés ;
  • Aptitude avérée à planifier et à organiser son propre travail de manière efficace et efficiente ;
  • Capacité démontrée à travailler de manière autonome, à gérer l'ambiguïté et à prendre des décisions claires et décisives pour obtenir des résultats positifs ;
  • Très bonnes compétences interpersonnelles ;
  • Maîtrise des applications informatiques et des technologies de l'information ;
  • Une connaissance des procédures du PNUD applicables aux modalités d’Exécution Directe sera considérée comme un atout.

Langues:

Excellente maîtrise du français et connaissance de l’anglais.

Autres

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption.

Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services.

En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante : jedenoncelacorruption.gn@undp.org

Pour postuler veuillez cliquer sur ce lien ci-après :

https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=37572&HRS_JO_PST_SEQ=1&hrs_site_id=2

Critères de l'annonce pour le poste : Assistant(e) de Projet
Métier :
Secretariat, assistanat
Secteur d´activité :
Services autres
Type de contrat :
CDD
Région :
Conakry
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+4
Nombre de poste(s) : 1

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